不确定性绩效域

来自泡泡学习笔记
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广义的不确定性是一种不可知或不可预测的状态,不确定性包含以下意义:

  • 风险:与不可知未来事件相关的风险
  • 模糊性:与不了解当前或未来状况相关的模糊性。
  • 复杂性:与具有不可预测结果的动态系统相关的复杂性。


成功驾驭不确定性首先要了解项目运行的环境 造成项目不确定性的环境因素主要包括:

  1. 经济因素,例如价格波动、资源可用性、借款能力,以及通货膨胀/通货紧缩
  2. 技术考虑因素,例如新技术、与系统相关的复杂性以及接口
  3. 法律的或者立法的约束或要求
  4. 与安全、天气和工作条件相关的物理环境
  5. 与当前或未来条件相关的模糊性
  6. 由舆论和媒体塑造的社会和市场影响:⑦组织外部或内部的政策和职权结构影响等。


不确定性绩效域涉及与不确定性相关的活动和职能。在项目整个生命周期过程中,有效执行本绩效域可以实现预期目标,主要包含:

  1. 了解项目的运行环境,包括技术、社会、政治、市场和经济环境等
  2. 积极识别、分析和应对不确定性
  3. 了解项目中多个因素之间的相互依赖关系
  4. 能够对威胁和机会进行预测,了解问题的后果
  5. 最小化不确定性对项目交付的负响
  6. 能够利用机会改进项目的绩效和成果
  7. 有效利用成本和进度储备,与项目目标保持一致等。


在项目整个生命周期过程中,为了有效执行不确定性绩效域,项目经理需要重点关注风险、模糊性、复杂性、不确定性的应对方法。


绩效要点

风险

风险是不确定性的一个方面,消极风险称为威胁,积极风险称为机会。项目是不确定性程度各异的独特性工作,因此所有项目都有风险。


在整个项目生命周期过程中,项目团队成员都需要主动识别、分析风险,并针对威胁和机会预先制定可能的应对策略,在风险和机会发生时实施这些策略,以便避免或最小化威胁对项目的影响,并触发或最大化机会对项目的影响。


为有效驾驭风险,项目团队需要在追求项目目标的过程中确定风险临界值,即风险可接受的范围。风险临界值表示的是针对目标可接受的偏差范围,风险临界值反映了组织和干系人的风险偏好。风险临界值需要在项目风险影响级别中明确定义,并在整个项目生命周期过程中与干系人进行沟通。


模糊性

模糊性有两类,概念模糊性和情景模糊性。概念模糊性,即缺乏有效的理解。通过正式地确立共同的规则并定义术语,可以减少概念模糊性。当可能出现多个结果时,就会出现情景模糊性。有多种解决方案可以解决情景模糊性的问题,包括:

  1. 渐进明细。渐进明细是随着信息越来越多、估算越来越准确,而不断提高项目管理计划的详细程度的迭代过程。
  2. 实验。精心设计的一系列实验可以帮助识别因果关系,减少模糊性数量。
  3. 原型法。原型法可以测试出不同解决方案所产生的不同结果。


复杂性

复杂性是由于人类行为、系统行为和模糊性而造成的难以管理的项目、项目集或其环境的特征,当有许多相互关联的影响以不同的方式表现出来并相互作用时,就会存在复杂性。在复杂的环境中,单个要素的累积会导致无法预见或意外的结果。处理复杂性的方法主要有:

  1. 基于系统的复杂性。 处理基于系统的复杂性的方法主要包括:
    • 解藕 (Decoupling)解辑需要断开系统的各个部分之间的关联,确定系统的独立工作的一部分,以简化系统并减少相互之间有关联的变量的数量,可降低问题的总体规模。
    • 模拟。可能存在类似的场景,用于模拟系统的组件。例如,一个包含购物区和多间餐厅的新机场建设项目,可以通过寻找商场和娱乐场所的类似信息来了解消费者的购买习惯。
  2. 重新构建的复杂性。 处理需要重新构建的复杂性的方法主要包括:
    • 多样性。需要从不同的角度看待复杂的系统,可能包括与项目团队进行头脑风暴,开启看待系统的不同的方式,包括使用德尔菲法等类似方法,即从发散思维转变为收敛思维。
    • 平衡。平衡使用的多种数据类型,包括使用预测数据、过去报告的数据或滞后指标、其变化可能抵消彼此潜在的负面影响的数据等。
  3. 基于过程的复杂性。 处理基于过程的复杂性的方法主要包括:
    • 迭代。以迭代或增量方式进行构建,一次增加一个特性,每次迭代后,确定哪些特性有效、哪些特性无效。
    • 参与。创造机会争取干系人参与,可以减少假设数量,并将学习和参与融入到过程之中。
    • 故障保护。对系统中的关键要素,要增加冗余,或者增加在关键组件出现故障时能提供功能正常降级的要素。


不确定性的应对方法

项目中必然存在不确定性,任何活动的影响都无法准确预测,而且可能会产生一系列的不确定性。针对不确定性的应对方法主要包括:

  1. 收集信息。可以对信息收集和分析工作进行规划,以便发现更多信息(如进行研究、争取专家参与或进行市场分析)来减少不确定性。
  2. 为多种结果做好准备。制定可用的解决方案,包括备份或应急计划,为每一个不确定性做好准备。如果存在大量潜在不确定性,项目团队需要对潜在原因进行分类和评估,估算其发生的可能性。
  3. 集合设计。探索各种选项,来权衡包括时间与成本、质量与成本、风险与进度、进度与质量等多种因素,在整个过程中,舍弃无效或次优的替代方案,以便项目团队能够从各种备选方案中选择最佳方案。
  4. 增加韧性。韧性是对意外变化快速适应和应对的能力,韧性既适用于项目团队成员,也适用于组织过程。如果对产品设计的初始方法或原型无效,则项目团队和组织需要能够快速学习、适应和应对变化。


与其他绩效域的相互作用

从产品或可交付物角度看,不确定性绩效域与其他几个绩效域都相互作用:

  1. 随着规划的进行,可将减少不确定性和风险的活动纳入计划。这些活动是在交付绩效域中执行的,度量可以表明随着时间的推移风险级别是否会有所变化。
  2. 项目团队成员和其他干系人是不确定性的主要信息来源,在应对各种形式的不确定性方面 他们可以提供信息、建议和协助。
  3. 生命周期和开发方法的选择将影响不确定性的应对方式。在范围相对稳定的采用预测型方法的项目中,可以使用进度和预算储备来应对风险;在采用适应型方法的项目中,在系统如何互动或干系人如何反应方面可能存在不确定性,项目团队可以调整计划,以反映对不断演变情况的理解,还可以使用储备来应对不确定性的影响。


执行效果检查

在项目整个生命周期过程中,项目经理和项目团队需要对不确定性绩效域的执行效果进行检查,确保其有效执行并实现预期目标。

预期目标 指标及检查方法
了解项目的运行环境,包括技术、社会、政治、市场和经济环境等 环境因素:团队在评估不确定性、风险和应对措施时考虑了环境因素
积极识别、分析和应对不确定性 风险应对措施:与项目制约因素〈例如,预算、进度和绩效〉的优先级排序保持一致
了解项目中多个因素之间的相互依赖关系 应对措施适宜性:应对风险、复杂性和模糊性的措施适合于项目
能够对威胁和机会进行预测,了解问题的后果 风险管理机制或系统:用于识别、分析和应对风险的系统非常强大
最小化不确定性对项目交付的负面影响 项目绩效处于临界值内:满足计划的交付日期,预算执行情况处于偏差临界值内
能够利用机会改进项目的绩效和成果 利用机会的机制:团队使用既定机制来识别和利用机会
有效利用成本和进度储备,与项目目标保持一致 储备使用:团队采取步骤主动预防威胁,有效使用成本或进度储备