不确定性绩效域
广义的不确定性是一种不可知或不可预测的状态,不确定性包含以下意义:
- 风险:与不可知未来事件相关的风险
- 模糊性:与不了解当前或未来状况相关的模糊性。
- 复杂性:与具有不可预测结果的动态系统相关的复杂性。
成功驾驭不确定性首先要了解项目运行的环境 造成项目不确定性的环境因素主要包括:
- 经济因素,例如价格波动、资源可用性、借款能力,以及通货膨胀/通货紧缩
- 技术考虑因素,例如新技术、与系统相关的复杂性以及接口
- 法律的或者立法的约束或要求
- 与安全、天气和工作条件相关的物理环境
- 与当前或未来条件相关的模糊性
- 由舆论和媒体塑造的社会和市场影响:⑦组织外部或内部的政策和职权结构影响等。
不确定性绩效域涉及与不确定性相关的活动和职能。在项目整个生命周期过程中,有效执行本绩效域可以实现预期目标,主要包含:
- 了解项目的运行环境,包括技术、社会、政治、市场和经济环境等
- 积极识别、分析和应对不确定性
- 了解项目中多个因素之间的相互依赖关系
- 能够对威胁和机会进行预测,了解问题的后果
- 最小化不确定性对项目交付的负响
- 能够利用机会改进项目的绩效和成果
- 有效利用成本和进度储备,与项目目标保持一致等。
在项目整个生命周期过程中,为了有效执行不确定性绩效域,项目经理需要重点关注风险、模糊性、复杂性、不确定性的应对方法。
绩效要点
风险
风险是不确定性的一个方面,消极风险称为威胁,积极风险称为机会。项目是不确定性程度各异的独特性工作,因此所有项目都有风险。
在整个项目生命周期过程中,项目团队成员都需要主动识别、分析风险,并针对威胁和机会预先制定可能的应对策略,在风险和机会发生时实施这些策略,以便避免或最小化威胁对项目的影响,并触发或最大化机会对项目的影响。
为有效驾驭风险,项目团队需要在追求项目目标的过程中确定风险临界值,即风险可接受的范围。风险临界值表示的是针对目标可接受的偏差范围,风险临界值反映了组织和干系人的风险偏好。风险临界值需要在项目风险影响级别中明确定义,并在整个项目生命周期过程中与干系人进行沟通。
模糊性
模糊性有两类,概念模糊性和情景模糊性。概念模糊性,即缺乏有效的理解。通过正式地确立共同的规则并定义术语,可以减少概念模糊性。当可能出现多个结果时,就会出现情景模糊性。有多种解决方案可以解决情景模糊性的问题,包括:
- 渐进明细。渐进明细是随着信息越来越多、估算越来越准确,而不断提高项目管理计划的详细程度的迭代过程。
- 实验。精心设计的一系列实验可以帮助识别因果关系,减少模糊性数量。
- 原型法。原型法可以测试出不同解决方案所产生的不同结果。
复杂性
复杂性是由于人类行为、系统行为和模糊性而造成的难以管理的项目、项目集或其环境的特征,当有许多相互关联的影响以不同的方式表现出来并相互作用时,就会存在复杂性。在复杂的环境中,单个要素的累积会导致无法预见或意外的结果。处理复杂性的方法主要有:
- 基于系统的复杂性。 处理基于系统的复杂性的方法主要包括:
- 解藕 (Decoupling)解辑需要断开系统的各个部分之间的关联,确定系统的独立工作的一部分,以简化系统并减少相互之间有关联的变量的数量,可降低问题的总体规模。
- 模拟。可能存在类似的场景,用于模拟系统的组件。例如,一个包含购物区和多间餐厅的新机场建设项目,可以通过寻找商场和娱乐场所的类似信息来了解消费者的购买习惯。
- 重新构建的复杂性。 处理需要重新构建的复杂性的方法主要包括:
- 多样性。需要从不同的角度看待复杂的系统,可能包括与项目团队进行头脑风暴,开启看待系统的不同的方式,包括使用德尔菲法等类似方法,即从发散思维转变为收敛思维。
- 平衡。平衡使用的多种数据类型,包括使用预测数据、过去报告的数据或滞后指标、其变化可能抵消彼此潜在的负面影响的数据等。
- 基于过程的复杂性。 处理基于过程的复杂性的方法主要包括:
- 迭代。以迭代或增量方式进行构建,一次增加一个特性,每次迭代后,确定哪些特性有效、哪些特性无效。
- 参与。创造机会争取干系人参与,可以减少假设数量,并将学习和参与融入到过程之中。
- 故障保护。对系统中的关键要素,要增加冗余,或者增加在关键组件出现故障时能提供功能正常降级的要素。
不确定性的应对方法
项目中必然存在不确定性,任何活动的影响都无法准确预测,而且可能会产生一系列的不确定性。针对不确定性的应对方法主要包括:
- 收集信息。可以对信息收集和分析工作进行规划,以便发现更多信息(如进行研究、争取专家参与或进行市场分析)来减少不确定性。
- 为多种结果做好准备。制定可用的解决方案,包括备份或应急计划,为每一个不确定性做好准备。如果存在大量潜在不确定性,项目团队需要对潜在原因进行分类和评估,估算其发生的可能性。
- 集合设计。探索各种选项,来权衡包括时间与成本、质量与成本、风险与进度、进度与质量等多种因素,在整个过程中,舍弃无效或次优的替代方案,以便项目团队能够从各种备选方案中选择最佳方案。
- 增加韧性。韧性是对意外变化快速适应和应对的能力,韧性既适用于项目团队成员,也适用于组织过程。如果对产品设计的初始方法或原型无效,则项目团队和组织需要能够快速学习、适应和应对变化。
与其他绩效域的相互作用
从产品或可交付物角度看,不确定性绩效域与其他几个绩效域都相互作用:
- 随着规划的进行,可将减少不确定性和风险的活动纳入计划。这些活动是在交付绩效域中执行的,度量可以表明随着时间的推移风险级别是否会有所变化。
- 项目团队成员和其他干系人是不确定性的主要信息来源,在应对各种形式的不确定性方面 他们可以提供信息、建议和协助。
- 生命周期和开发方法的选择将影响不确定性的应对方式。在范围相对稳定的采用预测型方法的项目中,可以使用进度和预算储备来应对风险;在采用适应型方法的项目中,在系统如何互动或干系人如何反应方面可能存在不确定性,项目团队可以调整计划,以反映对不断演变情况的理解,还可以使用储备来应对不确定性的影响。
执行效果检查
在项目整个生命周期过程中,项目经理和项目团队需要对不确定性绩效域的执行效果进行检查,确保其有效执行并实现预期目标。
预期目标 | 指标及检查方法 |
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了解项目的运行环境,包括技术、社会、政治、市场和经济环境等 | 环境因素:团队在评估不确定性、风险和应对措施时考虑了环境因素 |
积极识别、分析和应对不确定性 | 风险应对措施:与项目制约因素〈例如,预算、进度和绩效〉的优先级排序保持一致 |
了解项目中多个因素之间的相互依赖关系 | 应对措施适宜性:应对风险、复杂性和模糊性的措施适合于项目 |
能够对威胁和机会进行预测,了解问题的后果 | 风险管理机制或系统:用于识别、分析和应对风险的系统非常强大 |
最小化不确定性对项目交付的负面影响 | 项目绩效处于临界值内:满足计划的交付日期,预算执行情况处于偏差临界值内 |
能够利用机会改进项目的绩效和成果 | 利用机会的机制:团队使用既定机制来识别和利用机会 |
有效利用成本和进度储备,与项目目标保持一致 | 储备使用:团队采取步骤主动预防威胁,有效使用成本或进度储备 |